Dicas básicas para organização e armazenamento de documentos

por jawsdigital. 14 ago 2016 . 12:46

A importância do arquivo sindical

Um dos principais desafios do Centro de Memória Sindical é incentivar os sindicatos e os sindicalistas brasileiros a organizarem seus arquivos e trabalharem no resgate de suas histórias.

Isso porque acreditamos que resgatar e preservar a história do sindicalismo ajuda na elaboração de ações e reforça a identidade dos trabalhadores como um grupo organizado atuante na sociedade. Um grupo que é capaz, com a sua força, de mudar os rumos da história.

Ter um material organizado e preservado é importante, tanto pelo aspecto jurídico, uma vez que os registros podem ser documentos legais, quanto pelo aspecto histórico.

Do ponto de vista histórico, o arquivo sindical é fundamental para legitimar a importância e a influência das organizações dos trabalhadores na sociedade.

Os registros históricos tem valor informativo e documental único, que podem ser usados para interpretar as ações sindicais, compreender o processamento das ações sociais, aprimorando suas projeções.

Nós do Centro de Memória, além de manter nosso centro de pesquisa, também prestamos serviço para entidades coordenando a criação de arquivos históricos. Mas, muitas vezes os sindicalistas podem adotar procedimentos simples para criar, no espaço de que dispõe, sua pequena estrutura arquivística e preservar registros da história dos trabalhadores.

Neste sentido, com o intuito de contribuir para a preservação de registros e documentos históricos nacionais, e em especial sindicais, o Centro passa a divulgar dicas simples para organização e manutenção de arquivos.

O que é material histórico?

Todo o material produzido pela organização sindical, que registra suas ações e pode ter uma função explicativa no futuro, pode vir a ser material histórico. Contudo o caráter histórico só se dá após deixar sua fase de uso corrente, ou seja, após sua utilização principal para qual foi criado deixar de ser necessária.

Como um consenso genérico os documentos são distinguidos como: de uso corrente, arquivos intermediários, (aqueles que possuem mais antigos de 30 anos de sua criação), arquivos permanentes.

Exemplos: cartazes de campanhas, fotos de greves e manifestações, depoimentos, jornais etc.

Limpeza do ambiente

Chão:

O chão do local do arquivo deve ser limpo a cada dois ou três meses, com uma mistura de 70% de álcool e 30% de água.

Primeiramente deve- se passar um pano umedecido nesta mistura com o rodo e, em seguida, passar um pano seco para evitar que o vapor suba e contamine os documentos.

Estantes:

A limpeza física da estante que guarda o arquivo deve ser realizada pelo menos uma vez por ano. Os produtos utilizados variam conforme o tipo de estante. Entretanto não poderá sobrar vestígios que possam reagir quimicamente com o arquivo.

Considerando que o arquivo seja conservado em boas condições, a função da limpeza da estante será liberar o material do pó e dos ácaros, que invariavelmente se acumulam em estruturas desta natureza. Portanto comumente a limpeza se reduzirá à aspirar e em seguida passar pano seco.

O manuseio dos documentos deve ser feito com extremo cuidado.

Armazenamento

Os materiais devem ser guardados e identificados segundo sua data, seu tipo, formato e temática.

É importante que estejam organizados em ordem cronológica.

A temática ou procedência criará um fundo, que identificará uma coleção. Mesmo que, para efeito de organização, nem todos os materiais com mesmo tema sejam guardados juntos, eles devem ser codificados de modo a manter a coleção.

Dito isso, os jornais devem ser guadados com jornais, boletins de formato x, com seus semelhantes, boletins de formato y idem, fotos com fotos etc.

A catalogação deve seguir a norma técnica arquivística, ou adotar seu critério próprio, baseado nestas normas, que facilite a consulta.

Todo o acervo central e suas “filiais” devem ter um padrão de classificação comum, com vistas a criar um banco de dados unificado.

Quantas cópias guardar?

Se possível, três cópias de cada documento.

Local do arquivo

O local do arquivo deve ser reservado, e com circulação restrita. Também não deve ficar exposto à luz solar, à umidade, ao frio, ao calor, e à variação de temperatura.

O material não pode interagir quimicamente nem com o suporte, nem com o local de guarda.

O local deve ser fresco e arejado, com uma temperatura constante de cerca de 18 graus Celsius.

Recomenda-se o uso de ar condicionado no local do arquivo. E, uma vez instalado o ar condicionado deve ser ajustado de modo a ficar ligado permanentemente.

Mudanças constantes de temperatura são extremamente prejudiciais ao material.

Tipos de material

Cada tipo de material requer um armazenamento específico, de modo que tenha menos rasura e maior integridade.

Estantes de metal são ideais para a construção de um arquivo. Estantes deslizantes são interessantes para quem necessita otimizar seu espaço, embora seu custo seja alto.

Boletins: coloque em pasta envelope plástico neutro, que podem ser guardadas diretamente na estante ou em caixa arquivo morto.

Camisetas: em nosso acervo temos diversas camisetas de campanhas históricas. Não é um material típico de acervo, mas as guardamos como interessantes curiosidades, afinal, as vestimentas também mudaram ao longo dos anos. E como elas podem ser guardadas de modo a não criarem mofo?  Da mesma forma como se guarda roupas usuais: limpas, dobradas e um ambiente arejado.

Aconselha-se usar um antimofo, que pode ser desses simples vendidos em mercados, para controlar a umidade.

Cartazes: abertos em pastas ou em gavetas. Muitas vezes é difícil encontrar pastas do tamanho do cartaz, mas há possibilidade de comprar pastas sob medida, ou mesmo de comprar o material para produzir a pasta. De qualquer forma não se deve dobrar o cartaz, nem ao menos deixa-lo exposto ao meio.

CDs: em sua respectiva caixa sem excesso de peso se for empilhado

Fitas cassete: dentro de arquivo fechado com gavetas,  organizado por assunto/data.

Fita VHS: de preferência na posição vertical.

Jornais: devem ser encadernados ou guardados em pastas com seus respectivos tamanhos para aplaná-los.

Livros: na posição vertical, com suporte para livros.

Mapas: na posição horizontal (planificado).

Revistas: arquive aquelas do qual o tempo corresponde com o acervo/use estante aberta.

Vinil/LP na posição vertical.

Equipamentos básicos para higienização e organização

Cada tipo de material requer produtos específicos para sua higienização. Mas determinados Equipamentos de Proteção Individual (EPI´s) podem ser de grande ajuda para a limpeza em geral de acervos históricos.

Bisturi – para retirada de pontos de ferrugem, sujeira e vestígios que não saem com a trincha. Deve ser utilizado com extremo cuidado para não provocar danos no papel e/ou perda da informação impressa.

Caneta Medidora – para medir a acidez e a alcalinidade do papel. A solução vermelha de Clorofernol contida na caneta quando em contato com papel livre de acidez apresenta a cor púpura/lilás, quando em contato com papel ácido apresenta a cor amarela.

Cola de Metil celulose – substância neutra, em pó, solúvel em água, totalmente transparente, não amarela. Utilizada não apenas colar como, também, descolar. Por sua característica sintética, possui a vantagem de não atrair fungos e insetos, os quais destroem o papel, outra característica é não produz manchas. Pode ser encontradas em farmácias de manipulação, lojas de materiais ou de artigos de festa e em lojas de produtos para confeitaria.

Estilete – indicado para serviços leves.

Filme Poliéster Cristal – película constituída 100% de poliéster, dura e clara, que combina durabilidade, estabilidade dimensional, propriedades elétricas, térmicas e de barreira. Tem grande transparência e é completamente neutro em seu PH. Não é afetado por óleos ou graxas e mantem sua claridade, flexibilidade e dureza até 150 °C. Não contém plastificantes que possam migrar para as obras de arte ou documentos.

Flanelas – para limpar fisicamente o material, delicadamente.

Jaleco branco – para se proteger contra fungos e bactérias.

Lupa – para identificar pequenos defeitos.

Luva de látex – para manusear o material sem agredi-lo e sem entrar em contato com possíveis fungos.
Máscara cirúrgica – para não inalar fungos e bactérias.

Papel Mata-borrão –papel muito absorvente utilizado, na restauração, para absorver o excesso de substâncias líquidas no processo de restauração.

Papel neutro – para armazenar fotos e materiais que não podem reagir com o meio.

Plástico neutro – para armazenar fotos e materiais que não podem reagir com o meio.

Pó de Borracha – feito com borracha plástica branca (TK-Plast ou Faber Castell) ralada em ralador de cozinha comum (ralo fino), ou comprada em casas de produtos de restauração. Comumente utilizada para a limpeza do material sem que se perca a informação nele existente.

Trincha – para passar suavemente da parte inferior para a superior da folha (para que não caia sujeira ou insetos em cima de quem esta restaurando o documento), sempre assegurando que o documento não saia do lugar firmando-o com uma das mãos para evitar rasgos ou outro acidente. A trincha deve ser passada inicialmente na junção das folhas (centro) e depois nas páginas, com movimentos de baixo para cima suavemente.

Obs: existem técnicas especificas para tratamento de fungos em documentos.

Pequenos reparos e reconstituição de suportes

Durante o processo de higienização, normalmente o arquivista se depara com documentos danificados, devido à ação do tempo ao mau uso do material. Neste caso, é necessário tomar algumas providências.

Retirar clipes metálicos, que oxidam e mancham o papel. Se houver necessidade clipes revestidos por plástico são mais indicados, mas o melhor é que o documento fique livre de marcas.

As partes dos documentos que contenham oxidação devem ser retiradas com cuidado para extrair o mínimo possível de informação do documento e não comprometer futuras pesquisas.

Pequeno roteiro para conservação de fotos

Por José Carlos Ruy

As fotos devem ser mantidas em ambiente neutro e com temperatura adequada.

Fotos em papel

1. Ambiente neutro: as pastas onde serão alojadas devem ser feitas de papel neutro branco ou, no mínimo, poliondas (PVC) branca.

2. Não se deve escrever no verso das fotos; se for imprescindível, reduzir ao mínimo e escrever com lápis de grafite (que não interfere quimicamente com o papel da foto).

3. Não se deve usar etiquetas ou fita colante (durex) de nenhum tipo – o enxofre e demais produtos químicos usados na cola interferem diretamente com o papel e deixam marcas na imagem.

4. O sistema ideal é alojar as fotos em pastas de papel neutro (ou poliondas PVC); cada foto deve ser colocada, individualmente, em um envelope de plástico (pvc) (o melhor são os saquinhos usados para congelar alimentos, que podem ser comprados em qualquer supermercado).

5. As informações sobre a foto devem estar escritas num arquivo de computador próprio, ou em uma ficha de papel. O local onde as informações estiverem registradas deve conter o número ou a palavra específica que identifica aquela foto; este identificador (número ou a palavra específica) pode estar escrito no verso da foto, a lápis de grafite e em todos os invólucros (pastas e envelopes) usados para conservar aquela foto.

6. O ideal é usar arquivo ou prateleiras de aço – a madeira usada em muitos utensílios como estes sofrem tratamento químico e os produtos químicos permanecem, podendo (e isso quase sempre acontece) interagir com a foto, com prejuízos que podem ser fatais.

7. As fotos devem ser alojadas em local com temperatura controlada; o ideal é mantê-las no mínimo a 17º C. Se não for possível, é preciso evitar grandes variações de temperatura.

Fotos coloridas (slides)

8. As fotos coloridas (slides) são formadas por quatro camadas de gelatina sobre uma base de plástico (uma camada para preto e branco, e as outras três para as cores primárias magenta, amarelo, ciano – veja mais neste link).

9. A composição gelatinosa do slide o torna muito suscetível a variações de temperatura, temperaturas altas e, principalmente, fungos.

10. Os slides precisam ser alojados em:

a.  Ambiente de baixa temperatura: além de conservar a foto de forma mais adequada, impede a proliferação de fungos que comem a gelatina que forma a foto.

b. Cartelas de PVC neutro (moles e flexíveis), que não contém plastificantes usados para enrijecer as cartelas – com o calor o plastificante sai (transpira) e aloja-se sobre o slide, destruindo-o.

c. As fotos devem ser alojadas longe da luz, em ambiente protegido e escuro.

d. Qualquer anotação feita na foto deve ser feita em sua moldura, evitando o uso de etiquetas ou fitas adesivas, em procedimento semelhante ao usado nas fotos em papel.

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José Carlos Ruy, jornalista e pesquisador, foi gerente do arquivo da Editora Abril (Dedoc) e da Editora Globo (Cedoc)

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